Анализ затрат на печать (аудит печати) и оптимизация печатного оборудования

Как правило, организация имеет неполное представление о затратах на печать. А когда их начинают подсчитывать, часто оказывается, что некоторые затраты «растеклись» по статьям «Услуги», «Доставка», «Оборудование». А распределение этой категории расходов по проектам, департаментам (отделам), клиентам, направлениям обычно вообще не отслеживается. Также нельзя и однозначно сказать, что принтер и МФУ не используются в личных целях.

Ещё один момент – качество и возможности оборудования, стоимость содержания разной техники может отличаться, и нет гарантии, что каждый аппарат используется согласно своим техническим возможностям. Нет и уверенности, что бумага используется по максимуму эффективно – например, документы печатаются с помощью двусторонней печати.

Заявка на аудит печати

Процессы MPS

Статистика по крупным компаниям не очень оптимистична:

  • Затраты на печать контролируются с большим трудом.
  • Расходы на печать недооцениваются в пределах 50%, иногда больше.
  • 3% прибыли уходит на обеспечение печати (Gartner).
  • 600 $ – 700 $ уходит в год на печать только одного сотрудника (Gartner).
  • На одного работника уходит 1584 страницы ежегодно (Envirowise).
  • 17% отпечатанных материалов не используется.

На практике оптимизация сокращает затраты на печать до 30% (Gartner).

Как начать экономить?

1. Определение объёма печати

  • Сколько печатают в организации?
  • Как соотносятся цветные и чёрно-белые документы?
  • На каких устройствах печатают больше всего?
  • Какие отделы и сотрудники больше печатают?
  • Какие документы (служебные, личные) и из каких приложений печатают?

2. Оценка стоимости печати

На этом этапе определяется объём скрытых и явных расходов организации на обеспечение печати.

Явные расходы:

  • Стоимость оборудования.
  • Бумага.
  • Картриджи.
  • Сервисное, техническое обслуживание.

Скрытые расходы:

  • Эксплуатация задействованной в процессе печати ИТ-инфраструктуры: амортизация, электроэнергия и непосредственно тех.поддержка.
  • Административные расходы. Сюда относятся обработка счетов, потеря рабочего времени в связи со сбоями, приобретение и поддержание запаса расходных материалов, утилизация бумажной документации.
  • Воровство, злоупотребления: печать документов в личных целях, манипуляции с бумагой, картриджами и другими расходными материалами.
  • Утечка информации (исчезновение конфиденциальной документации и др.).

3. Определение направлений по снижению расходов

  • Устаревшее оборудование частично заменяется.
  • Печать организуется в соответствии с возможностями принтеров (на более мощные ложится большая нагрузка).
  • Внедряется двусторонняя принудительная печать, что позволяет значительно сэкономить.
  • Вводятся правила печати с указанием что, кому, когда и на каком аппарате делать.
  • Внедряется демонстративный контроль печати – так называемая работа над менталитетом сотрудников.

4. Разработка и внедрение в компании новой политики печати

  • Намечается план мероприятий, определяются административные и технические средства, нужные для его реализации, внедрение плана контролируется заранее назначенными ответственными сотрудниками.

5. Регулярные контроль и оценка эффективности принятых мер

Без контроля оценить целесообразность принятых решений невозможно.

Управление печатью

Мы предлагаем готовые пакеты решений для аудита печати, её контроля и сбора всей информации, ведения статистики. Это решает проблемы злоупотребления распечатыванием информации в личных целях, чрезмерного использования цветной печати, исключаются ситуации с несвоевременным заказом расходных материалов. Специальное ПО для мониторинга печати используется для ведения контракта на покопийное обслуживание, при этом перед вами находится вся картина расходов на печать и копирование.

Аудит и оптимизация

На начальном этапе сотрудничества мы выполняем анализ бизнес-процессов, в которых используется печать, мониторим загруженность принтеров, устанавливая соответствие их возможностей реальным нагрузкам (как в пиковые моменты, так и в повседневном режиме). Также анализируется целесообразность размещения тех или иных устройств в офисе (офисах).

Оптимизация по результатам аудита может включать следующие решения:

  • сокращение числа копий;
  • отказ от печати в случаях, где достаточно электронной версии документа;
  • замена устаревшей техники, недешёвой в эксплуатации;
  • ограничение использования цвета;
  • уменьшение числа марок/моделей печатного оборудования;
  • расстановка оборудования исходя из реальных объёмов печати. При этом учитывается и комфорт использования оборудования сотрудниками.

Во всём мире контролируемое управление инфраструктурой печати помогает компаниям уменьшать свои расходы в этой категории до 50 и более процентов.

Отзывы клиентов

Открытое Акционерное общество «Северная пригородная пассажирская компания» (ОАО «СППК»)

Генеральный директор ОАО «СППК» С.Л. Шутов

Рекомендательное письмо. ОАО «СППК» сотрудничает с компанией «Блэк» с января 2012 г. по поставке расходных материалов и сервисному обслуживанию оборудования. За полгода, компания «Блэк» зарекомендовала себя с положительной стороны. Поставка расходных материалов производится в кратчайшие сроки, качество товара без нареканий. Сервисное обслуживание и заправка картриджей производится на территории г. Ярославля и г. Иваново. Сервисная служба обеспечивает квалицированный и незамедлительный ремонт обслуживаемой техники, поставку расходных материалов, а также консультации персонала по работе с оборудованием.
Специалисты компании «Блэк» зарекомендовали себя как профессионалы высокого класса, ответственно относящиеся к выполнению взятых на себя обязательств.
ОАО «СППК» удовлетворено качеством поставляемых расходных материалов и уровнем сервисных услуг и рекомендует ООО «Блэк» как надежного партнера в бизнесе, поддерживающего постоянно высокий уровень обслуживания.
... развернуть
Посмотреть все отзывы
В корзине нет товаров

Задать вопрос

Мы готовы помочь Вам подобрать технику по Вашему запросу. Напишите Ваши контакты и вопрос, менеджер свяжется с Вами.

Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Вызвать замерщика

Отправить
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных

Заказать обратный звонок

Отправить
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку своих персональных данных
Расчет мощности кондиционера

 м2

Высота потолков

 Вт

 шт.

Направление большинства окон

 шт.

Наличие штор или жалюзи

Необходимая мощность: Не определена
Подобрать кондиционер