Анализ затрат на печать (аудит печати) и оптимизация печатного оборудования

Как начать экономить?

1. Определение объёма печати

• Сколько печатают в организации?
• Как соотносятся цветные и чёрно-белые документы?
• На каких устройствах печатают больше всего?
• Какие отделы и сотрудники больше печатают?
• Какие документы (служебные, личные) и из каких приложений печатают?

2. Оценка стоимости печати

На этом этапе определяется объём скрытых и явных расходов организации на обеспечение печати.

Явные расходы:

• Стоимость оборудования.
• Бумага.
• Картриджи.
• Сервисное, техническое обслуживание.

Скрытые расходы:

• Эксплуатация задействованной в процессе печати ИТ-инфраструктуры: амортизация, электроэнергия и непосредственно тех.поддержка.
• Административные расходы. Сюда относятся обработка счетов, потеря рабочего времени в связи со сбоями, приобретение и поддержание запаса расходных материалов, утилизация бумажной документации.
• Воровство, злоупотребления: печать документов в личных целях, манипуляции с бумагой, картриджами и другими расходными материалами.
• Утечка информации (исчезновение конфиденциальной документации и др.).

3. Определение направлений по снижению расходов

• Устаревшее оборудование частично заменяется.
• Печать организуется в соответствии с возможностями принтеров (на более мощные ложится большая нагрузка).
• Внедряется двусторонняя принудительная печать, что позволяет значительно сэкономить.
• Вводятся правила печати с указанием что, кому, когда и на каком аппарате делать.
• Внедряется демонстративный контроль печати – так называемая работа над менталитетом сотрудников.

4. Разработка и внедрение в компании новой политики печати

• Намечается план мероприятий, определяются административные и технические средства, нужные для его реализации, внедрение плана контролируется заранее назначенными ответственными сотрудниками.

5. Регулярные контроль и оценка эффективности принятых мер

Без контроля оценить целесообразность принятых решений невозможно.

Управление печатью

Мы предлагаем готовые пакеты решений для аудита печати, её контроля и сбора всей информации, ведения статистики. Это решает проблемы злоупотребления распечатыванием информации в личных целях, чрезмерного использования цветной печати, исключаются ситуации с несвоевременным заказом расходных материалов. Специальное ПО для мониторинга печати используется для ведения контракта на покопийное обслуживание, при этом перед вами находится вся картина расходов на печать и копирование.

Аудит и оптимизация

На начальном этапе сотрудничества мы выполняем анализ бизнес-процессов, в которых используется печать, мониторим загруженность принтеров, устанавливая соответствие их возможностей реальным нагрузкам (как в пиковые моменты, так и в повседневном режиме). Также анализируется целесообразность размещения тех или иных устройств в офисе (офисах).

Оптимизация по результатам аудита может включать следующие решения:

• сокращение числа копий;
• отказ от печати в случаях, где достаточно электронной версии документа;
• замена устаревшей техники, недешёвой в эксплуатации;
• ограничение использования цвета;
• уменьшение числа марок/моделей печатного оборудования;
• расстановка оборудования исходя из реальных объёмов печати. При этом учитывается и комфорт использования оборудования сотрудниками.

Во всём мире контролируемое управление инфраструктурой печати помогает компаниям уменьшать свои расходы в этой категории до 50 и более процентов.